Privatlivspolitik

Privatlivspolitik og politik for brug af billeder

Bestyrelsen har udarbejdet en privatlivspolitik og politik for brug af billeder samt en fortegnelse over behandling af personoplysninger og indgået databehandleraftale med Conventus.

Vi imødekommer dermed de juridiske krav i persondataforordningen (GDPR).

Privatlivspolitik for Gymnastikforening Fjelsted-Harndrup (GFH)

(skabelon er udarbejdet af DGI)

Gymnastikforeningen Fjelsted-Harndrups dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Bestyrelsen for GFH (CVR 29893799)er dataansvarlig og sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Har du spørgsmål vedr. privatlivspolltik eller billedbehandling kan du rette henvendelse til bestyrelsesmedlem Else Hougaard Eriksen eller Jeanett Jørgensen

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2) Oplysninger om ledere, trænere og frivillige:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og frivillige:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
•Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
•Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen, f.eks. på GFH’s hjemmeside, facebook, instagram eller ved fremsendelse til pressen
•Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
•Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
•Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
•Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
•Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 3 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
gemmes i 3 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald
ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom

Politik for brug af billeder i GFH

GFH følger praksis for brug af billeder som det er opstillet af DGI.
Se link: https://www.dgi.dk/foreningsledelse/artikler/billedbrug-paa-nettet-bliver-nemmere

På GFHs hjemmeside, Facebook og Instagram vil der kunne forekomme almindelige, harmløse billeder til hvilke der jf. Datatilsynet ikke kræves samtykke af de afbildede personer.

Eksempler på billeder hvor der som udgangspunkt ikke kræves samtykke er:

• Billeder af de aktive under træning, opvisning eller anden aktivitet i GFH regi
• Billeder af tilskuere
• Holdbilleder
• Billeder af bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpere og frivillige.
• Den, der vil offentliggøre billedet, skal foretage en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen, og ud fra denne vurdering afgøre, om billedet kan bruges ud fra interesseafvejningsreglen, eller om det kræver samtykke eller aftale.
• Vi offentliggør aldrig billeder der udstiller, udnytter eller krænker nogen af de personer, der er på billedet.

Senest revideret d. 15.11.2024